Blogi: Hankejohtamisen haasteita

By Hakki Kreus

Projektin, hankkeen ja kehitysohjelman käsitteet ja määritelmät menevät usein suloisesti sekaisin. Pyrin tässä valottamaan niiden eroja, mutta keskittymään hankejohtamisen haasteisiin.

PMBOK:n vakiintuneen määritelmän mukaan: ”PROJEKTI on sarja ainutlaatuisia, monimutkaisia ja toisiinsa kytkeytyviä toimintoja, joilla on yksi tavoite tai päämäärä ja jotka pitää toteuttaa määrätyssä ajassa, määrätyllä budjetilla ja määrättyjen spesifikaatioiden mukaan.”

Kehitysohjelma on usein erittäin laaja, monimutkainen ja useita vuosia kestävä monista projekteista ja hankkeista koostuva

Hanke-termin käyttö ei ole vakiintunut, mikä aiheuttaa helposti väärinymmärryksiä. Hanke voi olla synonyymi ”isolle projektille”. Joissain organisaatioissa se tarkoittaa kehitysohjelmaa.

Me AuroraDS:ssä näemme, että projektin tehtävänä on ratkaista jokin konkreettinen tehtävä tai ongelma ja hankkeen tehtävän on toteuttaa jokin muutos. Siten hankkeen näkökulma on usein operatiivinen, jopa strateginen kun taas projektilla se on taktinen.

Se, että tämä ero tunnetaan ja tunnistetaan usein huonosti, johtaa usein tilanteisiin, joissa organisaatio kyllä kykenee viemään läpi projekteja menestyksekkäästi, mutta hankkeet joutuvat usein haasteisiin, jopa vaikeuksiin aina kriisiytymiseen asti.

Kokemuksemme mukaan keskeinen ongelmakohta usein on johtaminen ja johtajuus.

Projektissa usein riittää, kun resursseiksi asetetaan riittävät substanssi- ja tekniset tiedot omaavat henkilöt sekä projektipäällikkö, jonka tehtävänä on hallinnoida projektitehtävien suoritusta suunnitelman mukaisesti.

Hankkeessa johdetaan muutosta, jolloin hankepäällikön ominaisuuksissa johtajuus ja johtajaominaisuudet korostuvat hallinnollisen kyvykkyyden ylitse. Samoin hyvät viestintä-, vuorovaikutus- ja organisointitaidot korostuvat.

Meidät on usein pyydetty apuun tilanteissa, jossa asiakkaan oma hankejohtamiskyvykkyys on osoittautunut riittämättömäksi ja hanke on ajautunut vaikeuksiin. Usein näissä tilanteissa on myös tilaajan ja toimittajan keskinäinen luottamus repeillyt ja kumpikin on olettanut toisen olevan vastuussa johtamisesta.

Käytännön esimerkki toimii usein parhaiten. Yhdessä haasteelliseen hankkeen oikaisemistilanteessa asiakkaan kriittinen BI/DW/raportointi-hanke oli käytännössä kivillä. Ensimmäinen tehtävämme oli selvittää mistä kenkä puristaa ja keskeinen ongelma oli, että niin tilaaja kuin toimittaja valittivat toistensa laiminlyövän johtamisvelvoitettaan. Joten tässä tilanteessa meidän oli otettava selkeästi johtajuus. Pian osoittautui, että myös ratkaisun arkkitehtuuri vaati auditoinnin suorituskykyongelmien vuoksi ja hyväksymistestausta ei oltu aloitettu, koska toimittaja katsoi sen kuuluvan yksikäsitteisesti tilaajalle. Sopimuksesta ja maksuposteista oli myös kiistaa.

AuroraDS toi paikalle ammattitaitoisen hankejohtajan, joka laittoi haasteet ja ongelmat prioriteetteihin, organisoi hankkeen uudelleen ja yhtiömme kokeneen arkkitehdin ja erityisesti testauspäällikön avulla miehitti hanketoimiston. Pienten, mutta onnistuneiden askeleiden jälkeen osapuolten luottamus toisiinsa alkoi palautua ja hanke saatiin menestyksekkäästi maaliin. Myöhemmin hankkeen omistaja saattoi vain myhäillä, kun yritysjärjestelyn due diligencen ICT-osiossa ostaja oli tokaissut: ”En ole ennen yhtä upeaa BI/DW/Raportointiratkaisua nähnyt!”

Menestystekijänä tässä haastavassa hankkeessa oli nimenomaan koeteltu ja ammattitaitoinen johtajuus ja metodologia kriisin oikaisemiseksi. Ja kyky nähdä tavoite sotkeutumatta lillukanvarsiin ja johtaa muutosta.

Kyseinen asiakkaamme kiittäessään meitä totesi, ettei olisi koskaan uskonut kokoisestamme firmasta löytyvän niin paljon, niin monipuolista ammattitaitoa. Hänen sanoistaan syntyi sloganimme: ”AuroraDS – kokoamme suurempien ratkaisujen toimittaja!”